Pour réaliser un inventaire conforme à vos obligations, vous êtes amenés à respecter une certaine procédure, laquelle dépend de votre niveau de suivi des stocks.

Un point sur cette mesure impérative toute les années…

C’est dans le code du commerce qu’on retrouve l’obligation de faire un inventaire au moins une fois par an…Le commerçant « doit contrôler par inventaire, au moins une fois tous les douze mois, l’existence et la valeur des éléments actifs et passifs du patrimoine de l’entreprise. » (Lire le Legifrance)

Il est évident que votre inventaire ne se fera pas dans la nuit du 31 décembre au 1^er janvier… Par conséquent, vous pouvez, si vous le souhaitez faire un inventaire à une date proche de la clôture, en opérant les ajustements nécessaires liés aux mouvements qui seront opérés d’ici à la date fatidique. L’objectif est de pouvoir précisément déterminer les quantités que vous avez en stock à la date de fin d’exercice.

L’administration fiscale précise même que « les entreprises ne peuvent être dispensées d’appliquer les règles (…) , même lorsque cette application soulève des difficultés sur le plan pratique du fait notamment de la multiplicité des articles en magasin. »(Lire le BOFIP)

Comment procéder à un inventaire ?

Vous avez deux contraintes à respecter pour faire un bon inventaire :

1 – Tout d’abord, faire un comptage des quantités. Il vous faut indiquer référence par référence les quantités que vous avez en stock sans oublier celles que vous auriez éventuellement en dépôt chez vos clients.

Il est courant par exemple que les créateurs de bijoux laissent en dépôt dans une bijouterie cliente leur marchandise jusqu’à ce qu’elle soit effectivement vendue au client final et donc facturée au « revendeur ». On retrouve classiquement ces pratiques pour les viticulteurs qui disséminent leur stock dans des restaurants selon le même principe. A l’inverse, n’inventoriez pas le stock qui ne vous a pas été facturé et qui ne vous appartient pas !

Conseil : n’oubliez pas dans ce cas de rappeler à votre client de faire un inventaire pour votre compte à une date donnée en anticipant par un courrier de rappel…

Remarque : même des prestataires peuvent facilement avoir des stocks, comme objets publicitaires, une cuve de carburant ou des ramettes de papiers en quantité (les organismes de formation par exemple).

2 – Ensuite, la valorisation de ces articles que vous ferez au coût d’achat… ce qui revêt une importance capitale pour vos comptes.

Prenez garde, le coût d’achat est un coût d’achat réel (pas le prix actuel au catalogue du fournisseur par exemple) et moyen, ce qui exclut d’emblée le dernier prix d’achat. Pourquoi ?

Par exemple :

Imaginez que vous ayez acheté « un » article dernièrement à 100 euros alors que son prix moyen auparavant était de 10… Si vous avez un stock de 1 000 pièces, sa valeur estimée au dernier prix d’achat serait de 100 000 euros alors que réellement il ne vous a coûté que (999 x 10 + 1 x 100) soit 10 090 euros… Cet exemple volontairement théorique montre que le prix unitaire d’achat doit être bien cadré au risque d’une évaluation éloignée de la réalité.

Le PCG (qui définit les règles comptables) reste précis. Pour les biens interchangeables, il est possible d’avoir recours à des méthodes d’évaluation statistiques (coût moyen pondéré ou méthode du premier entré – premier sorti), à partir de données issues de la comptabilité analytique. Les techniques d’évaluation des coûts standards et du prix de détail peuvent également être utilisées pour des raisons pratiques si ces méthodes donnent des résultats proches du coût réel. Cette position est aussi admise fiscalement (Méthode de détermination du coût d’entrée des stocks).

Question pratique…

Si vous disposez d’un logiciel de gestion de stock qui enregistre les mouvements d’entrées et de sorties, vous réalisez ce qu’on appelle un inventaire permanent…

Intéressant pour vous… car cela vous dispense de réaliser un inventaire physique spécifiquement à la date de clôture !  Vous devrez par contre veiller à réaliser des inventaires tournants couvrant la totalité des articles ou effectuer des inventaires selon une méthode d’échantillonnage statistique rigoureuse et fiable.

Si la loi impose aux commerçants d’établir un inventaire au moins une fois tous les douze mois, elle ne fixe en aucune manière la date à laquelle cet inventaire physique doit être réalisé. A vous alors de prouver à l’administration fiscale que votre système d’évaluation est fiable et que vous faites un inventaire complet au moins une fois par an ! (CNCC, bull. 83, septembre 1991, p. 397)

L’inventaire comporte des règles précises à respecter. Si vous suivez en permanence vos stocks sur informatique et que vous assurez au moins une fois dans l’année un inventaire physique, vous pouvez éventuellement vous dispenser de l’inventaire à la date de clôture ! Sinon organisez votre inventaire à une date proche et opérez les régularisations nécessaires pour votre évaluation au jour J.