Le recours à un expert comptable pour élaborer la comptabilité est courant, en particulier pour les TPE.

Cette délégation pose néanmoins une difficulté de taille pour utiliser la comptabilité de façon dynamique.

Nos conseils pour piloter en conscience votre entreprise malgré une comptabilité externalisée…

Vous et votre comptable

La mission du comptable peut varier selon le niveau de prestations que vous avez définies ensemble dans la fameuse « lettre de mission ».

Cependant, vous avez réellement besoin des informations extraites de la comptabilité pour piloter au quotidien votre entreprise. Ces informations sont en effet impératives pour éviter la guillotine de fin d’exercice qui arrive avec presque un an et demi de décalage par rapport au début de la période concernée.

De plus et la plupart du temps, vous serez démunis de vos documents remis à votre prestataire comptable pour leur traitement.

Quelles solutions s’offrent donc à vous ?

Un accès via le net

Pour simplifier cette démarche, de nombreux cabinets d’expertise comptable ont informatisé leur système en vous donnant un accès à distance à vos comptes au moyen d’un code d’accès personnel.

Avantages

Cette configuration vous offre plusieurs possibilités :

• • Vous pouvez ainsi saisir vous-même une partie de la comptabilité allégeant du même coup le prix de la prestation.
  • La consultation en ligne ne vous contraint plus aux horaires du bureau comptable ou aux rappels téléphoniques pour obtenir une information. Vous pouvez vous connecter à tout moment pour consulter vos comptes et avoir une réponse à vos interrogations.
  • Il s’agit enfin d’un moyen de s’assurer que les saisies ont été réalisées et que les informations sont bien enregistrées. Les oublis ou les bugs de transmissions d’informations sont ainsi évités (ou bien limités !).

Quelques inconvénients

Il n’est toutefois pas possible de parler de système parfait. Quelques inconvénients sont tout de même à relever .

La panne informatique, ou encore la lenteur du net parfois subie, sont des désagréments plus ou moins supportables en fonction de la situation de chaque entreprise (maîtrise de l’informatique, qualité du réseau, logiciel et interface utilisé par le cabinet comptable, etc…).

De plus, il vous faut un minimum de connaissances techniques pour orienter vos recherches et trouver les réponses fiables, tant sur  le logiciel qu’en comptabilité.

Enfin, la plupart du temps ce service à un coût mensuel facturé par le cabinet.

Une information périodique

Un envoi mensuel

La solution plus basique, mais très efficace, consiste à demander à votre comptable un envoi périodique de quelques documents comptables. Ils vous permettront de suivre l’évolution de vos comptes en temps réel. Une périodicité assez classique est la demande de ces documents en fin de mois, avec votre déclaration de TVA ou avec les bulletins de salaires.

Quels documents demander ?

• • La balance générale des comptes : c’est un document synthétique qui liste tous les comptes de votre comptabilité en vous donnant le solde de chacun d’entre eux.
  • Le grand livre : on retrouvera la même information que dans la balance, mais détaillée avec toutes les lignes qui ont permis de déduire le solde indiqué dans la balance.

Bon à savoir

Interpréter les comptes n’est pas une tâche aisée si vous n’avez pas de connaissances comptables à la base.

Cependant, vous retrouverez avec le temps des paramètres vitaux qui méritent d’être suivis de près. Retenez par exemple que :

• Tous les comptes commençant par six sont des charges,
• Ceux débutant par sept sont des revenus, ou produits selon le terme officiel,
• Vous l’avez compris, la différence c’est le résultat.

Attention !

Tant que votre comptable n’a pas fait son contrôle annuel, il peut manquer des éléments importants dans vos comptes tels que les amortissements. Gardez donc toute la relativité de ces informations, incomplètes par définition.

Conseil

Pour éviter ces désagréments, faites un comparatif avec la même période sur l’année précédente.

En bref…

Même si vous avez choisi une comptabilité externalisée : ne restez pas dans l’attente de vos comptes annuels pour piloter votre entreprise !

Plusieurs méthodes sont accessibles à votre entreprise pour sonder vos comptes en cours d’année : un accès Internet ou une édition mensuelle de vos comptes en temps réel demandée à votre comptable.