Mettre en place une rentabilité par affaire
Piloter son entreprise est une démarche épineuse sans instrument de gestion informant de la rentabilité par affaire.
Vous espériez que la comptabilité vous serait d'une certaine aide ? Malheureusement, elle se révèle décevante sur ce point.
Alors comment obtenir les informations utiles au pilotage, telle qu'une rentabilité par affaire ?
La comptabilité : une histoire fiscale
Il apparait clairement que la comptabilité n’a pas été conçue pour être un instrument de pilotage.
En réalité, la finalisation de vos comptes a pour objectif de satisfaire une liasse fiscale. Cette liasse transmise aux impôts permet des comparaisons faciles entre les différentes entreprises ayant un métier similaire.
Elle facilite donc le contrôle lorsque des charges, classées par nature, dérogent à des normes déduites pour chaque activité, référencée par un code APE.
Les chiffres produits indiquent par exemple le montant global des assurances ou des matières premières achetées . Cependant, ils ne sont pas conçus pour définir des coûts individualisés d’une affaire.
Une comptabilité de gestion
La réalisation d’une comptabilité dite « de gestion » est donc une approche complémentaire à votre comptabilité dite « financière » que vous produisez chaque année.
A l’évidence, les deux comptabilités se rejoignent puisqu’elles ont une source d’information identique.
Comparaison
Pour mieux comprendre, imaginez une salle de réunion dans laquelle vous avez une disposition de table en « u ». Cet aménagement vous est utile pour faciliter la communication entre les différents intervenants. Une fois la réunion achevée, vous décidez de fêter le départ à la retraite d’un collègue. Vous choisissez alors de pousser les tables sur les côtés afin d'élargir l’espace central et d'en faire une piste de danse.
La comptabilité de gestion est donc un aménagement différent des chiffres donnés par la comptabilité financière ! Les matériaux demeurent les mêmes. Le classement des informations comporte une différence de rangement, mais l’information reste fondamentalement identique.
Exemple
Vous avez une facture de matières de 1000 euros HT.
Dans la comptabilité financière, cette facture sera « enregistrée » dans un compte numéroté "601". Il se cumulera avec l’ensemble de vos achats de même nature pour donner, en fin d’exercice, un coût des matières premières.
En comptabilité de gestion, vous pourrez sectionner le montant des matières en lui donnant des affectations d’affaires, numérotées librement par vos soins. Ainsi, les 1 000 euros HT de matières pourront être répartis entre l’affaire 101 pour 400 euros, et l’affaire 256 pour 600 euros.
Remarque
Contrairement à la comptabilité financière, qui gère la notion de compte et dette fournisseur et celle de trésorerie, seuls les montant HT vous intéressent pour déterminer les rentabilités des affaires.
Création de codes analytiques
La base du travail consiste donc à élaborer un système de codification libre, et propre à votre entreprise, afin de faciliter les affectations de factures.
Conseil
1 - Evitez au maximum les codes alphanumériques. Gardez une formation numérique seule. L’intérêt parait anodin, mais il comporte au moins deux avantages :
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- Gagner du temps à la saisie, ce qui est très significatif contrairement aux idées reçues.
- Avoir une architecture de codes ayant du sens, cadrée et comportant des clefs uniques (indispensables pour la lisibilité et le traitement de l’information).
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2 - La codification est la clef de voûte d’une bonne lecture ultérieure. Il est donc nécessaire d’y consacrer une réflexion suffisante en amont de la démarche.
Un outil informatisé
La saisie des informations peut ensuite être réalisée selon deux modes :
- Soit vous acquérez un module complémentaire de votre logiciel comptable. Il permettra une double affectation de la facture dans votre logiciel, une comptable et une de gestion.
- Soit vous traitez sur un tableur l’information donnée par les factures par une deuxième saisie. En dehors de votre comptabilité vous gérerez alors une information de gestion par affaire, avec des sous-totaux automatisés. Si une bonne connaissance d’Excel est nécessaire pour la mise en place de l’outil, seules quelques notions pour l’utilisateur seront suffisantes pour alimenter votre base de données.
Pour une TPE, la seconde solution peut parfois convenir. Cependant lorsque plusieurs personnes interviennent sur le process administratif, le logiciel dédié est tout de même la solution la plus adaptée pour gérer les saisies multiples.
En bref...
La mise en place d’une comptabilité de gestion s’agrège à celle déjà utilisée pour la comptabilité financière habituelle.
Afin d'obtenir une rentabilité par affaire, il sera essentiel de réfléchir en amont aux besoins et aux codifications nécessaires.
Enfin, il vous restera à déterminer une organisation adaptée pour collecter et traiter l’information efficacement.
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