Parmi les documents comptables se trouve « le grand livre ».

Bien plus qu’une simple information obligatoire, ce grand livre peut se révéler un outil précieux pour vous.

Comment l’exploiter ?

Comment est rédigé le grand livre ?

Définition

Le grand livre est une compilation de tous les comptes de votre entreprise. Vous y retrouverez donc tous les détails des mouvements qui ont transités dans votre comptabilité, que ce soit les factures, les règlements, les inventaires, etc…

L’impression de ce grand livre est bornée de deux dates ce qui vous permet d’obtenir une information limitée à une période donnée.

Le principe de base est le suivant : à chaque écriture comptable, les comptes sont mouvementés.

Exemple

Une facture de téléphone modifie trois comptes différents. Si elle comporte un montant TTC de 34 euros correspondant à 28.33 euros HT et 5.67 euros de TVA, les informations suivantes seront reportées dans vos comptes :

• • • Une charge de 28.33 euros dans le compte numéro 626 – Frais téléphoniques
    • Une dette de 34 euros envers votre fournisseur dans le compte 401SFR- Fournisseur SFR
    • Une attente de remboursement de la TVA par l’État pour 5.67 euros, compte 44566- TVA déductible sur autres biens et services.

Ainsi, trois comptes sont modifiés par cette simple facture.

Lorsque vous éditerez un grand livre, chacun de ces comptes apparaitra (triés par ordre numérique) avec une ligne dédiée à chaque mouvement.

Exemple (suite…)

Pour continuer avec notre facture de téléphone, le compte 626 – Frais téléphoniques comportera toutes les factures enregistrées (montant HT) pour chaque mois et chaque ligne.

Si votre compte est édité au 31 mars, vous aurez ainsi trois lignes de 28.33 euros (correspondant à trois factures de montant identiques) et un solde de compte de 84.99 euros, soit le total des charges de téléphone pour la période.

Quel est l’intérêt du grand livre ?

Comptabilité externalisée

Le grand livre est un moyen de rester en connexion avec votre comptabilité si vous l’externalisez auprès d’un expert-comptable.

Conseil

Vous pouvez mettre en place avec votre expert-comptable un envoi mensuel du grand livre. Ainsi, vous pourrez suivre l’évolution de vos comptes au fur et à mesure qu’ils sont en cours de « rédaction ». Nous vous recommandons de ritualiser l’envoi chaque mois, en même temps que votre TVA ou les payes, par exemple afin de faciliter la transmission de l’information par un rituel.

L’astuce

Le format informatique, de type PDF ou EXCEL, permet de faire une recherche facilitée d’un montant ou d’une partie d’un libellé en utilisant le raccourci contrôle + F de votre clavier.

Comptabilité en interne

Si vous avez un accès à votre comptabilité, le grand livre est presque systématisé. En effet, vous pouvez consulter directement un compte en saisissant son numéro. Cela revient à consulter un extrait du grand livre comptable.

Dans ce cas, le grand livre vous permet simplement d’avoir une vision globale.

La plupart des logiciels vous permettrons d’avoir une vision à l’écran du grand livre. Toutefois, celle-ci ne permettra généralement pas la recherche informatique rapide de libellé comme évoquée ci-dessus.

Grand livre général ou auxiliaire ?

Il est possible que vos comptes soient organisés en deux catégories.

• Les compte dits ‘généraux’ sont les comptes ‘officiels’ numérotés selon la codification comptable.
• Les comptes auxiliaires sont une extension des comptes clients et fournisseurs. Ils autorisent ainsi l’individualisation. L’intérêt est de pouvoir mieux identifier les créances et les dettes en les segmentant par client et par fournisseur.

Exemple

Votre compte 411 client comportera toutes les écritures de factures émises et de règlements.

Il peut cependant être morcelé en plusieurs sous-comptes clients. Ces sous-comptes sont appelés les comptes « auxiliaires ».

L’agrégation de ces sous-comptes correspond évidemment à ce que vous aurez dans votre compte « général ». Le compte 411 regroupe ainsi tous vos clients mélangés pêle-mêle.

Le compte ‘général’ 411 de 25 000 euros, peut comporter deux sous-comptes nommés client A et client B, vous devant respectivement  les sommes de 10 000 et 15 000 euros.

Particularité

Certains logiciels n’ont pas de comptes auxiliaires. A chaque nouveau client différent un numéro ‘général’ est créé comme par exemple 411001 ou 411clientA…

Choisir son grand livre

Donc :

• Si vous souhaitez avoir une vision de vos comptes avec le détail des informations les constituant, vous demanderez un grand livre général.
• Mais si vous souhaitez distinguer chaque client et fournisseur dans des comptes à part, vous demanderez le grand livre auxiliaire.

L’idéal est bien sûr d’avoir les deux !

 En bref…

Le grand livre est une information comptable qui regroupe l’ensemble de vos comptes en détaillant toutes les opérations qui ont mouvementé les comptes.

Général ou auxiliaire, il vous permet de prendre connaissance de votre comptabilité pour piloter et décider tout en étant bien ancré dans la réalité de vos chiffres.