Parmi les mentions obligatoires devant figurer sur une facture, la numérotation de la facture peut amener parfois certaines interrogations.

En effet, le 7° du I de l’article 242 nonies A de l’annexe II au CGI prévoit que la facture doit comporter « un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue. »

Mais comment comprendre les termes « chronologique et continue » ?

3 Principes de base

Tout d’abord retenons 3 principes de base concernant la numérotation des factures :

1. Principe du numéro unique : mettre en place un système rendant impossible l’établissement de numéros de factures identiques.
2. Principe chronologique : les factures sont établies au fur et à mesure. Aucune facture ne peut être émise a posteriori.
3. Principe de continuité : pas de rupture dans la numérotation. La numérotation ne doit pas passer du numéro 17 au numéro 19, par exemple.

Remarque générale : le numéro de la facture doit également figurer sur toutes les pages si celle-ci en comporte plusieurs.

Les séries de factures distinctes

Dans quels cas…

… une entreprise peut-elle justifier du recours à des séries de factures distinctes ?

• Si l’entreprise dispose de plusieurs sites de facturation différents. Dans ce cas, chaque site pourra disposer de sa propre numérotation. Ce peut être le cas par exemple d’artisans qui ont plusieurs salariés effectuant des prestations de maintenance et qui facturent sur place le client qui paye immédiatement.
• Si l’entreprise dispose de clients pour lesquels les règles de facturation sont différentes. Application : l’entreprise peut choisir une numérotation distincte pour les particuliers et les professionnels (assujettis).
• Si l’entreprise émet des factures sur des supports différents qui rendent impossible la continuité d’une série unique. Par exemple, si une facturation papier et une facturation électronique sont susceptibles d’être émises simultanément.

A noter qu’établir des factures pour des états différents ne justifient pas la présence de séries de factures distinctes.

Concrètement,…

… comment mettre en œuvre ces séries distinctes en respectant le principe que 2 factures ne doivent absolument pas comporter le même numéro ?

Les établir :

• Toujours de façon continue (pour chaque série) et chronologiquement, c’est-à-dire au fur et à mesure de l’émission des factures,
• En intégrant un préfixe spécifique pour chaque série afin de garantir l’impossibilité de doublons.

Intégrer l’année dans la numérotation

Le principe de continuité interdit-il une numérotation de type « année- numéro » ou « année-mois-numéro » ?

Qui dit « continue » dit « sans rupture ». Un nouveau départ de l’incrémentation chaque année ou chaque mois, est-il considéré comme une rupture de cette continuité ?

Les sanctions pénales jusqu’à 75 000€ et autres pénalités si vos factures ne sont pas conformes rendent cette interrogation totalement légitime. Car si le bénéfice d’une numérotation par année et/ou par mois permet une recherche, un classement et un archivage nettement simplifiés, les risques encourus n’autorisent aucune approximation.

Heureusement le site service-public.fr clos enfin le débat (révisé en octobre 2016) :

« Il est possible d’émettre des séries distinctes, utilisant par exemple un préfixe par année (2014-XX) ou par année et mois (2014-01-XX) »

Nous pouvons donc également en déduire que les suffixes par année (XX-2016 ou XX-16) ou par année et mois (XX-01-2016) sont également considérés comme valables et conformes.

Le principe de continuité n’est donc pas considéré comme rompu puisque l’incrémentation se rapporte directement à la chronologie qui, par définition, ne peut qu’avancer et ne se répète jamais.

En bref…

N’hésitez donc plus à opter, lors de votre prochain exercice, pour une numérotation de vos factures intégrant l’année et/ou le mois : votre gain de temps et de lisibilité sera inestimable !