Le tableau de bord est souvent évoqué comme un incontournable pour piloter une entreprise.

Mais que recèle ce fameux tableau de bord ?

Et comment le réaliser ?

La collecte des informations

Le tableau de bord c’est tout d’abord un outil qui sert :

• A révéler les dysfonctionnements de l’entreprise,
• A fixer des objectifs à tête reposée,
• A définir une stratégie assortie de plans d’actions,
• A noter la performance des actions mises en œuvre.

Confusion

Il doit être concis pour être efficace. Régulièrement les entreprises confondent le tableau de bord avec les outils de suivi dynamiques. La différence est la synthétisation.

Un outil de suivi a pour vocation d’être détaillé avec une traçabilité des informations. Le tableau de bord, quant à lui, est plus visuel et concis.

Exemple

Un nombre d’arrêts de travail, ou un taux de satisfaction client sont des indicateurs du tableau de bord alors que le fichier recensant l’information est un outil de suivi…

La méthode pour définir vos priorités

Étape n°1 : cherchez ce que ne vous convient pas dans l’entreprise

Peut-être est-ce l’occasion d’aller sonder vos salariés, vos clients, vos fournisseurs, ou tout autre partie prenante, pour déterminer ce qui dysfonctionne.

Créer des indicateurs de performance, lesquels sont les éléments clefs du tableau de bord, revient à aller gratter aux endroits sensibles. Il parait inutile de créer un outil uniquement centré sur les points forts de l’entreprise. En effet, se gargariser de vos talents n’apportera pas d’avancée mais créerait seulement une autosatisfaction incitant au statu quo.

Exemple

Les clients se plaignent que l’installation réalisée ne fonctionne pas du premier coup.

Étape n°2 : Définissez la mesure

Définissez la mesure qui permettrait de contrôler le niveau de performance réduisant ainsi ces dysfonctionnements. Le critère choisi se nomme ‘indicateur’. Il implique une collecte d’informations pour avoir une certitude des faits et de leur étendue. Ainsi, il vous faudra déterminer le niveau visé pour chaque indicateur.

« Ce qui ne se mesure pas, n’existe pas aux yeux des parties prenantes »  – Vincent Maymo

Exemple

Le nombre de SAV mensuel avec une catégorisation par lien de causalité : 30 SAV en raison d’un défaut d’installation et 10 SAV pour une non-conformité liée au produit.

Étape n°3 : Impliquez les personnes

Impliquez les personnes qui peuvent être force de proposition de solution ou qui sont confrontés à la gestion de la problématique.

Attention au piège de la culpabilisation des intervenants. Vous risquez de ne pas pouvoir trouver de solution efficace si vous rentrez en confrontation et non en collaboration. Les étapes 2 et 3 s’inversent parfois avec une certaine cohérence selon les configurations.

Exemple

Un technicien ou deux, le fournisseur, le magasinier et un assistant commercial.

Étape n°4 : Définissez un plan d’actions correctives

Quelles sont les actions que vous pouvez mettre en œuvre pour corriger la tendance et remonter votre indicateur (en la circonstance le descendre) ?

Exemple

Vous visez un maximum de 10 SAV pour défaut d’installation et de 5 pour non-conformité du produit. Cet objectif est validé par les parties prenantes qui le trouve réaliste.

Votre plan d’action :

• • • Former les nouveaux entrants (quand ? Comment ? Quelle systématisation ?)
    • Créer une routine de contrôle à la fin de chaque installation avec une check list de points de contrôle. Si possible, cette liste peut être en rapport avec la collecte d’informations précédentes, identifiant les points précis des défauts d’installation.
    • Vérifier les produits à réception pour valider leur conformité.
    • …

Finalité du tableau de bord

Votre tableau de bord sert justement à mesurer à postériori si vous avez atteint vos objectifs.

Exemple

Votre tableau de bord validera ou pas  si vous avez atteint le niveau défini comme acceptable de 15 SAV.

Si la mesure répond finalement à vos attentes, alors vous pouvez, au bout d’un certain temps, stopper cet indicateur dans votre tableau de bord (ce qui n’implique pas nécessairement l’arrêt du suivi systématique).

Sinon, il faudrait reprendre la démarche : vos actions correctives ne sont peut-être pas si efficaces que prévu ou alors vous avez été trop ambitieux dans vos objectifs…

En bref…

Un tableau de bord permet de vérifier votre performance.

Il vous aidera à être proactif et à agir grâce à un plan d’actions correctives en impliquant les parties concernées.

C’est donc un outil de référence pour performer et réduire vos dysfonctionnements.

Tableaux de bord : Allez plus loin